Revisió de les caixes d'emmagatzematge de documents: tipus, preus, avantatges i inconvenients

Les caixes d'emmagatzematge de documents ajuden a resoldre diversos problemes alhora. Us permeten estalviar espai a l'habitació: les piles voluminoses de papers no ocuparan espai a l'escriptori ni a l'armari.

Els documents necessaris es poden trobar fàcilment en una àrea d'emmagatzematge especialment designada i etiquetada. Això estalvia temps i resol el problema dels fulls de paper dispersos de manera caòtica.

Només queda escollir el tipus de caixa necessari per emmagatzemar els documents.

Per què i amb quines finalitats es necessiten?

Caixes d'emmagatzematge de documents realitzar diverses funcions alhora:

• organitzar un sistema d'arxiu convenient: podeu trobar els documents necessaris el més aviat possible;
• Estalvi d'espai: a causa de la seva compacitat, les caixes ocupen un espai mínim;
• protecció dels papers de danys mecànics, pols i llum solar;
• assistència en el transport de documents d'un lloc a un altre, per exemple, quan es trasllada una oficina.

Avantatges i inconvenients

Les caixes per emmagatzemar papers tenen avantatges significatius evidents:

1. Compactetat. Les caixes es poden col·locar en un prestatge en fila, apilar-se i algunes varietats es poden muntar en una estructura ordenada.
2. Facilitat d'ús. Les caixes d'emmagatzematge etiquetades eliminen la necessitat de cercar caòticament els documents necessaris.

   Si ho desitja, podeu demanar una caixa de mides individuals per adaptar-se a les necessitats del local.

   Aquests magatzems es poden instal·lar horitzontalment o verticalment; és convenient obtenir els papers necessaris des de qualsevol posició.

3. Durabilitat i fiabilitat. El disseny especial de l'emmagatzematge del paper no permet que es deformin sota el pes d'altres caixes.

Tipus

Les zones d'emmagatzematge més habituals per a documents són les caixes d'arxiu i les caixes metàl·liques amb pany.

Caixes d'arxiu

Diversos en disseny i forma. La clàssica caixa d'arxiu està feta de cartró d'enquadernació. Disposa d'encaix per a les mans, cosa que fa que aquest emmagatzematge sigui còmode de portar. Alguns tenen marques especials per fer un inventari dels papers emmagatzemats a l'interior.

En la producció de caixes d'arxiu, també s'utilitza un recobriment plàstic o vinílic que imita el cuir. Les varietats d'aquests productes poden variar segons el tipus de papers emmagatzemats en ells. Hi ha aquestes caixes:

1. Vertical. Aquestes caixes autoensamblades estan fetes de cartró ondulat amb l'addició de plàstic o vinil vinil. Emmagatzemen documents de mida A4 en posició vertical. Aquest tipus de caixes d'arxiu se sol anomenar petites. Estan equipades amb tapa abatible, llaços o velcro.
2. Horitzontal. Una caixa universal que és adequada per a gairebé qualsevol oficina o arxiu. Podeu col·locar-hi no només papers, sinó també qualsevol altra cosa, per exemple, material d'oficina. Aquestes unitats d'emmagatzematge estan equipades amb ranures per a nanses i la tapa pot ser desmuntable o articulada.
3. Tub. Caixa cilíndrica que s'utilitza per col·locar papers importants enrotllats en rotlle.Els tubs s'utilitzen per transportar i emmagatzemar esbossos o dibuixos.

Recipient de ferro

Aquest dispositiu és una espècie de caixa forta per a documents. Fa que sigui convenient emmagatzemar papers importants a l'oficina i a casa.

Les voltes de ferro tenen diferents mides: des de caixes en miniatura fins a armaris complets amb diversos prestatges.

Però tots estan equipats amb un pany especial que protegeix el contingut de la caixa forta de mirades indiscretes.

Sistemes addicionals

Aquests dispositius difícilment es poden anomenar caixes completes, però també s'utilitzen sovint com a emmagatzematge de documents.

Stands organitzadors

Una de les maneres més fàcils i econòmices d'emmagatzemar papers importants a casa i a l'oficina.. Els suports organitzadors són convenients per omplir tant prestatges oberts com armaris tancats. Avantatges: obriu una part de l'emmagatzematge: podeu veure fàcilment la carpeta amb els papers que necessiteu. També podeu enganxar una etiqueta a l'organitzador.

Safates de correspondència

Aquest accessori net per emmagatzemar la correspondència actual i els papers s'adaptarà perfectament a l'interior de la teva llar o oficina. Sembla orgànic en un escriptori o prestatgeries obertes.

Carpetes d'arxius

Poden acollir documents de diversos continguts i formats. Les carpetes de fitxers proporcionen un accés ràpid al contingut. Aquestes instal·lacions d'emmagatzematge són molt convenients per mantenir una base de dades de client i crear fitxers de targetes.

Hi ha dos tipus principals de carpetes de fitxers:

1. Per a la presentació. Es veuen molt representatius, fets de pell o plàstic d'alta qualitat. S'utilitzen en el procés de presentació de productes o negociacions comercials.
2. Registradors. Fabricat en plàstic o cartró molt gruixut. Aquestes carpetes s'utilitzen per emmagatzemar directament documents.

Cost dels productes

Els preus d'emmagatzematge de documents varien segons el tipus de producte:

• safates per a la correspondència - 500-1.500 rubles;
• carpetes d'arxius - 50-200 rubles;
• estands organitzadors - 100-200 rubles, gravadores, 300-500 - carpetes per a presentacions;
• caixes d'arxiu - 50-500 rubles;
• caixes fortes metàl·liques - 5.000-20.000 rubles.

Recomanacions per a la selecció

Abans de comprar aquest o aquell dispositiu per emmagatzemar papers importants, és útil tenir en compte diversos punts:

1. Material del producte. Cartró, metall, plàstic o ferro: el tipus d'emmagatzematge és adequat per a l'interior específic de l'habitació.
2. Freqüència de moviment del document. Si els papers emmagatzemats en una caixa o organitzador s'han de treure sovint, és millor comprar un producte lleuger. Un suport organitzador, una carpeta d'arxius o una petita caixa d'arxiu de plàstic o cartró servirà. Les caixes d'arxiu grans o les caixes de seguretat metàl·liques són adequades per emmagatzemar arxius i altra documentació que no requereix una visualització freqüent.
3. Volum de documents emmagatzemats. Per emmagatzemar la correspondència actual i els papers que posteriorment estan subjectes a destrucció, n'hi ha prou amb adquirir una safata de diversos nivells. El suport de l'organitzador i la carpeta d'arxius són convenients per emmagatzemar documents, però aquests dispositius només en contenen un cert nombre. Les caixes d'arxiu i les caixes de ferro amb diversos prestatges són adequades per emmagatzemar un gran volum de papers.
4. Confidencialitat. Els valors que només poden veure el seu propietari o el cap de l'empresa s'emmagatzemen millor en una caixa forta o caixa amb pany.Per a documents que són de lliure accés, tots els altres tipus d'emmagatzematge són adequats.

Com es pot utilitzar?

La funció principal d'aquests productes és organitzar i transportar documents. Però poden utilitzar-se per a finalitats diferents a les previstes, per emmagatzemar i moure els elements següents:

• oficines;
• revistes o llibres llegits;
• joguines per a nens;
• roba de temporada.

Vídeo sobre el tema de l'article

Com fer un organitzador per emmagatzemar documents amb les vostres pròpies mans, instruccions de vídeo:

Conclusió

Les caixes d'emmagatzematge de documents són un dispositiu convenient per organitzar papers importants a casa i a l'oficina. Hi ha molts tipus d'emmagatzematge d'aquest tipus, des d'un suport organitzador fins a una caixa forta de ferro massiva amb pany. En triar una caixa, cal centrar-se en el volum de papers emmagatzemats, el pes del producte i la durada de l'emmagatzematge del contingut.